档案立卷工作的内容和方法
发布时间: 2011-02-28 浏览次数: 1073

 

上海应用技术学院
档案立卷工作的内容和方法
 
     各部门的文件经过分类整理之后,还要将文件组成案卷,称为立卷(也称组卷)。下面就立卷工作的有关方面作简略的介绍。
一、归档案卷的整理
1.按照预立卷类目,对照收发文登记簿检查,将具有保存价值的文件材料收集齐全,剔除重复件。
2.按照文件之间的历史联系。(例如:贯彻有关政策、某项中心工作、一次会议、一个重大决定、请示与批复等形成文件的内在联系。)
3.每个案卷应有确切简明的标题,字数不超过50字。标题基本上应包括:收发文机关——时间——问题——文种。
收发文机关要用全称或通用的简称。问题应能清楚反映出案卷内所涉及的主要内容。文种是文件的种类。(例如:决定、通知、报告、请示、批复。)每卷卷首应填写卷内文件目录,卷末应附备考表。
4.归档的案卷必须编制移交目录,一式二份,交接双方经过清点案卷,履行签字手续。
5.案卷文件页数一般不超过200页。一般提倡一事一卷。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷;问题单一,文件数量少者可组薄卷。科研、产品、基建、设备项目文件材料,根据文件材料形成规律,组成一题一卷或一题多卷,将最能反映项目概况的文件材料排放在全部案卷之首,其余项目文件材料按阶段依次系统整理组卷。
6.文件要留出适当的装订部分,一般以左边留出3公分左右为宜。
二、卷内文件的排列方法
l.批复件在前、请示件在后;正件在前、附件在后;正稿在前、签发核定稿在后;纸张大于A4纸的,以手风琴式折叠成A4的规格,使页码外露。
2.由单一问题组合起来的案卷,按时间顺序排列。
3.内含多个作者的案卷,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间排列。
4.上级机关下发的需学院贯彻执行的文件排列顺序为:文件处理单——上级文件——执行情况。无执行情况的文件做资料保存。
5.学院内部的发文排列顺序为:正文——签发稿(如无改动,可只归签发单)。
 
三、组卷时还要注意文件时间、内容的针对性
1.一般文件放在形成年度。
2.跨年度的请示与批复,放在批复年度
3.跨年度的会议材料、活动材料,放在结束年度。
4.长远规划放在针对的第一年度。
5.两年以上报告、总结、报表放在针对年的最后一年。
6.科研、基建、设备等分别归入鉴定、竣工、购买年度。
7.规章制度放在公布年度。
8.如果有未办理完毕的文件,可以酌情转入下一年度。
9.学生成绩放入毕业年度。
四、组卷时还须注意的几点
1.同一卷内文件的类目、保管期限要尽可能相同。
2.组卷时必须检查每一份文件是否齐全,如发现缺少应查找补齐,若院外文件无法补齐,应在备考表上说明原因。
3.通报本单位的文件,本单位虽然没有写明调查材料,也要把上级通报放在本单位立卷。
4.如文件内容为各部门主要负责的工作,即使用学院名义发的文件,也由各部门归正稿和签发稿。
5.各部门向党委、学院的请示、报告及相应的批复、批转的原件,由各主管部门立卷归挡。
6.检查每一份材料有否落款,落款是否符合归档要求。(包括部门、单位公章、起草人姓名,主管领导,定稿或签收发的年、月、日等。)
五、卷内文件的编号
卷内文件材料按顺序排列以后,装订前除案卷封面、卷内文件目录和备考表外,每份文件都要编顺序号,只要是有文字书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号。一张纸上贴几个文件,每个文件算一页。
六、填写或输入卷内目录与备考表
1.卷内文件目录放在案卷的最前面,填写时必须按规定格式逐件填写。卷内目录的项目有顺序号、文号、责任者(形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者)、题名、日期、页号、备注。
2.案卷的备考表放在全卷文件的最后,用来保护文件。备考表中应注明必要的情况,便于保管人员和利用者了解。
填写立卷人、检查人(立卷单位负责人)的姓名和立卷时间。检查人应对案卷质量进行审核。
七、填写案卷封面与装订
1.案卷封面项目的填写
①归档号填写;
②案卷标题书写字体应稍大些,打印或碳素墨水笔书写,文字排列整齐、美观;
③卷内文件页数;
④保管期限按归档范围要求填写;
2.案卷在装订之前,须去掉文件上的金属物(大头针、回形针等)。残破文件应当修补,全卷文件大小整齐(文件小的要贴补成A4纸大小)。装订时用绳线勒紧结牢,采用“三孔一线”法装订,一律订在左边。注意不要倒置、脱漏纸张,不要把字迹装订掉。
以上归纳的方法供各部门立卷人员在每年归档立卷时参考,如有情况变化则根据当时要求修改。