文件材料立卷归档制度
发布时间: 2011-02-28 浏览次数: 1361

 

上海应用技术学院
文件材料立卷归档制度
 
    为使立卷归档工作规范化、制度化, 以确保归档材料完整、准确、系统, 根据《高等学校档案工作规范》, 结合学院实际, 特制订本制度。
    一、学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料, 均应收集、立卷归档。
    二、学院实行文件材料形成部门立卷归档制度, 各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作, 并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
三、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务, 参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。
四、档案馆负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员应做好平时归档工作, 按行政公文处理规定做好收发文登记, 对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理, 并按预立卷类目分类存放。
 五、各部门归档的各类文件材料, 应由兼职档案员根据《上海应用技术学院档案立卷工作的内容和方法》的要求, 整理组卷后向档案馆移交。档案馆负责业务指导及档案的检查、验收工作。
    六、归档时间和移交手续
    1.党群、行政、教学、外事、出版、声像门类档案以及科研、基建、设备、财会等门类档案管理性文件材料, 按自然年度,在次年五月底以前归档;
    2.科研、基建、仪器设备、产品等项目材料在完成通过鉴定验收或投入使用后(引进设备为索赔期满后)二个月内归档;
    3.财会档案中的会计凭证、会计帐册和工资清册等档案, 由财务部门保管三年期满后再移交到档案馆;
   4.学生类档案:新生档案每年11月底,毕业生档案每年7月份。
   5. 随时接收上级规定应接收的档案;
   6. 移交档案必须履行手续, 填写档案材料移交清册, 一式两份, 写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量(照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者),移交时间、交接双方签名。