上海应用技术学院档案工作条例
发布时间: 2011-02-28 浏览次数: 836

 

上海应用技术学院档案工作条例
 
第一章       总则
 
第一条 为了加强学院对档案工作的领导,提高档案工作管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》,教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,《上海市档案条例》等法律、法规,结合学院工作实际,特制定本条例。
第二条 学院的档案是指党政、教学、科研、以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 学院档案工作是学院重要的基础工作之一,是衡量学院教学质量和管理水平的重要依据和标志。学院各级领导应当把档案工作纳入学院整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理,把档案工作作为部门考核的内容之一。
第四条 学院各种门类,不同载体的档案必须由学院档案馆依法集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,更好地开发利用档案。
第五条 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。各部门的档案工作要按照《高等学校档案工作规范》做到“三纳入”、“四同步”,即:把档案工作纳入各部门工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
 
第二章 领导体制、机构设置和职责
 
第六条 学院档案工作受上级教育行政管理部门和档案主管部门的领导,接受他们的业务和执法指导、监督和检查。学院档案馆挂靠院长办公室,由分管院长领导。
第七条 学院档案馆既是学院档案工作的职能管理部门,也是永久保存和提供利用档案信息资源的服务场所。
第八条 学院各系(院)、部、处、中心、室、所、馆、总支、产业、科等部门应有主管领导负责本部门的档案工作,并配备兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。
第九条 学院档案馆的基本任务:
1. 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全院档案工作;
2. 制订学院档案工作的规章制度,并监督、指导和检查执行情况;
3. 负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案及有关资料;指导、检查、协助各部门做好立卷归档工作;
4. 加强档案信息资源开发工作,负责编制档案检索工具,编辑档案参考资料,开展档案的利用和服务工作;
5. 负责建立和健全学院档案工作网络,定期组织专(兼)职档案工作人员的业务培训;
6. 开展档案学术研究和交流活动,积极参加市档案局、高校档案学会组织的各项业务活动;
7. 开展档案政策、法规的宣传教育活动;
8. 严格执行保密制度,加强库房的科学管理,确保档案的完整、安全和系统;
9. 参加学院信息工作的整体化建设,努力实现档案管理、利用的现代化。
10. 完成学院领导交办的其他工作。
第十条 归档部门档案工作的基本任务:
1. 按照学院档案馆的有关规定、办法,做好本部门的文件、资料的收集、整理、分类、装订等工作;
2. 按照归档范围的要求,每年按时完成归档工作,档案馆负责业务技术指导;
3. 各部门兼职档案员应严纪守法、忠于职守,努力维护本部门档案的系统性、完整性、安全性,努力学习档案专业和现代化管理知识,积极参加岗位培训,不断提高自己的档案业务和现代化管理水平。
第十一条 对需特殊要求保管或利用频繁且具有独立性强的档案,可根据实际情况设立部门档案分室,受档案馆和业务主管部门领导,须每年五月底向档案馆报送档案目录。当部门档案分室撤消时,必须按规定移交档案馆保存。
 
第三章  经费、库房、设施
 
第十二条 档案工作经费列入学院事业费预算并单独立项。
第十三条 档案馆应具备符合永久保存档案的库房条件,配备必要的装具、设施,确保档案的完整与安全。
第十四条 学院应积极采用先进技术,有计划地为档案馆购置必要的办公设备,保证档案数据库建设和信息化建设所需。
 
第四章    文件材料的归档、移交和接收工作
 
第十五条 档案是学院历史的记录,是学院的宝贵财产。各部门都必须依法归档,任何部门和个人不得拒绝归档或将档案材料据为己有。
第十六条 学院档案工作应建立和完善归档制度并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十七条 学院对科研成果、产品试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查,鉴署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。
第十八条 各部门把应归档的各类文件材料,由兼职档案员按《上海应用技术学院档案立卷工作的内容和方法》的要求,整理组卷,编制页号或件号,在学院档案管理系统里输入卷内目录,装订成册后向学院档案馆移交。档案馆负责业务指导及档案的检查、验收。
第十九条 学院各类文件材料的归档范围和保管期限,按《上海应用技术学院档案归档范围及保管期限表》执行。
第二十条 归档的文件材料必须做到完整、准确、系统,书写材料质地优良,用纸标准,书绘工整,字迹清楚、图样清晰、符合有关规范和标准的要求。
第二十一条 归档时间:
1. 各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年五月底前归档;
2. 各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度十月底前归档;
3. 科研、基建等部门应在项目完成后二个月内归档;
4. 设备仪器档案在开箱验收后及时归档;
5. 产品档案在试制完成、正式投产后二个月内归档;
6 出版档案与外事档案在次年五月底前归档;
7. 财会档案由财务部门保管三年,期满后的次年底前归档。
第二十二条 移交档案应填写移交目录,办理交接签字手续。移交目录一式两份,移交、接受双方各执一份。
 
第五章    档案的管理
 
第二十三条 学院档案馆要对档案进行科学管理,切实做到分类科学、整理系统、保管安全、查找方便、统计正确的要求。
第二十四条 学院各类档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。其中长期为五十年,短期为十五年。
第二十五条 学院档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。档案馆和有关部门共同协商,组织鉴定、造册,报请院领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。
第二十六条 建立健全统计台账,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级主管部门和学院的要求及时报送各类报表。
第二十七条 学院档案馆对所存档案保管情况要定期进行检查;对已破损和字迹褪色的档案,应及时采取有效措施和现代化技术进行修复、复制,发现问题或隐患要立即向分管领导报告,及时处理。
第二十八条 档案工作人员必须自觉贯彻执行国家保密法规,保守国家秘密,保护知识产权,维护有关单位或个人的合法权益。
 
第六章    档案的利用和开发
 
第二十九条 档案馆要积极开展各种形式的档案信息咨询服务和宣传,编制提供档案目录和档案指南等检索工具,充分开发利用档案信息资源。
第三十条 档案的利用按照《上海应用技术学院档案借阅制度》规定提供服务,并办理借阅手续。
第三十一条 对于重要、保密档案和资料,一般不提供原件使用。如特殊需要,须经分管院领导或院办负责人批准。
第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案,须经院办负责人同意;查阅、摘录、复制未公开的技术秘密,须经科研主管部门负责人和档案形成部门负责人或责任人同意;重大问题须经院领导审查批准方可查阅。
第三十三条 利用人要求复制档案,一般由档案馆负责复制,并按规定收取复制和档案保护费。
第三十四条 下列情况之一者属于不得开放档案:
1. 涉及党和国家秘密、限制开放的;
2. 涉及专利或技术秘密的;
3. 涉及个人隐私的;
4. 档案内容限制利用的。
 
第七章    考核、奖励与处罚
 
第三十五条 学院建立档案工作年度检查评比制度,按《上海应用技术学院档案工作年度检查评比标准》执行。对在档案工作中作出突出成绩的领导和专兼、职档案员给予表彰和奖励。
第三十六条 每两年对各部门的档案工作进行考评、评选档案工作先进个人和集体。
第三十七条 学院对考评优秀者或具备下列事迹之一者给予奖励:
1. 档案现代化管理作出显著贡献者;
2. 档案收集、整理、保护和利用等方面成绩显著者;
3. 档案学术的研究有重大贡献者;
4. 向学院捐赠珍贵或重要档案者;
5. 积极协助档案馆开展档案工作成绩显著者;
6. 与违反档案法律、法规的行为勇于斗争者。
第三十八条 对于在年检中发现的违规和违法行为,应按《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》规定的程序和处理方法,对直接负责的主管人员或其他责任人依法给予行政处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。有下列行为之一的,应予以处罚或行政处分:
1. 拒绝向档案馆移交应当归档的文件材料或应归档的档案;
2. 将应当归档的文件材料或档案据为己有的;
3. 对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科研项目进
行竣工验收、鉴定的;
4. 损毁、丢失或者擅自销毁档案的。
 
第八章    附则
 
第三十九条 本条例适用于全院各部门,自公布之日起施行。
第四十条 本条例由院档案馆负责解释。
第四十一条 本条例如与上级机关颁发的规定不符时,按上级规定执行。