学生档案管理制度
发布时间: 2019-01-07 浏览次数: 2250

 

上海应用技术大学学生档案管理制度
 
      学生档案是学生个人的重要信息,为了保证学生档案的安全、保密和有效使用,特制订如下规定:
一、档案的接收
凡被我校正式录取的新生,其档案必须同时转入我校:
1、上海籍学生的档案根据上海市教委和上海市教育考试院的有关规定转递至本校。
2、外省市学生的档案由当地招生办统一转送至各有关院(系)。
3、部分外省市学生的档案由当地有关部门交学生自带的,学生在报到时统一交给所在系(院)的学生辅导员,再由学生辅导员集中上交校招生办公室。
无论何种途径转来的档案,都必须密封、完整。否则,学校有权拒收。
二、档案的管理
1、学校设立专门的学生档案保管室,确保档案的安全和保密;
2、学生档案和档案室必须指定专人保管,无关人员不得进入档案室;
3、在校学生所受的各种奖励和处罚决定都必须及时归档;
4、学生因各种原因离校,在学生按规定办理完离校手续后的一个月内,由学校办妥档案的转交手续;
5、档案的外转原则上应通过机要部门以机密文件形式传递。
三、档案的使用
1、校内阅档必须持各系(院)、处(部、室)有关证明。
2、外单位查阅档案必须持单位阅档介绍信和工作证或本人身份证,在指定地点阅档。
3、因工作需要,需将档案材料借出档案室的,必须经档案主管部门的领导同意,并确保准时归还。
在档案管理过程中,本着认真、仔细、严谨的工作态度,做好每一份学生档案的整理及传递工作。
4、查阅和索取档案应事先登记,按指定时间前来阅档或索取
5、学生本人及其家属不得查阅、外借本人档案。
四、本规定的解释权归档案馆和学生处。