上海应用技术大学关于规范学校实物档案归档的通知
发布时间: 2012-03-31 浏览次数: 223

校属各部门:

    根据《中华人民共和国档案法》和高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),特制定我校实物档案的归档范围和归档办法,以规范学校实物档案的管理,请各部门、二级学院严格执行。

    一、实物档案的归档范围

    实物档案是指学校在教学、科研、管理、外事等一系列实践活动中形成的“实物”档案,与文字及声像所记载的档案相辅相成,共同反映我校历史发展变迁最直接最重要的依据。

各部门、二级学院属集体所有的实物档案均为学校所有,应由学校档案馆统一保存和管理。属个人所有的实物档案,如本人愿意,也可交由学校档案馆保存。

    实物档案归档范围包括:

1、奖品。各部门、二级学院属集体所有的、荣获市级及以上的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、获奖证书等荣誉奖品

2、纪念品。各类重要活动(如校庆、揭幕、奠基、院系设立庆典等)中专门制作的纪念章、纪念性物品,以及外界宾客、单位、社会团体、校友赠送的贺词、贺品、匾牌

3、礼品。在与社会各界和外事交往中,对方赠送的反映友好交往的各式礼品。

4、上级领导及知名人物的签名、题词、书画等作品。

    二、实物档案的归档办法

    由于实物档案的重要性和载体的特殊性,要求实物档案自形成后三个月内须向档案馆办理移交、归档。若各部门有特殊需要,应将其先移交档案馆登记拍照,然后再办理借存手续。