上海应用技术学院档案实体分类方案
发布时间: 2011-02-28 浏览次数: 508

                                                             上海应用技术学院档案实体分类方案

 

一、编制目的
为了适应学院档案工作不断发展的需要,便于档案管理和利用,实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,特编制本方案。
二、编制原则
本方案的编制按照高等学校档案实体分类法,结合学院实际情况,在充分反映学院档案的形成规律、内容和特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,力求体现思想性、科学性和适用性。
三、类目的划分与标识
1、一级类目的划分与标识
一级类目是学院档案实体分类的最高层位。以学院全部档案为对象,按照学院档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案集中在一起,确定为十一个一级类目,一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”,即“XingZheng”(行政)的简称。
十一个一级类目的名称、标识符号和主要内容如下:
DQ 党群
主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括学院行政职能部门(教务处、学科办、学生处、现代教育中心、科技处、基建处、资产处、外事办、继续教育部、财务处等部门除外)工作中形成的文件材料。
JX 教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY 科学研究
主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP 产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理活动过程中形成的文件材料。
JJ 基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX 声像
主要包括反映学院重大活动和历史发展的照片、录音带、光盘、磁盘等不同载体及其相配套的文件材料。
2、在一级类目下,视需要分设若干属类。根据学院档案的具体情况,教学档案扩展到三级类目,其它十个门类的档案设二级类目。
3、二级类目的划分与标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。
二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次类推为12、13……99,但10、2O……等带“0”的数字不用。
4、三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,扩展为三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。
四、档号的编制
1、档号
是存取档案的代号,排架的依据。必须反映学院档案的分类体系和物理位置。
2、档号编制的原则
符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即案卷不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要;发挥排架、检索的双向功能。
3、档号结构、模式和标识
l)档号:
包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号:由四位阿拉伯数字组成。
分类号:是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,有的扩展到三级类目。
案卷号:是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
2)档号的模式:
年度号 十 分类号 十 案卷号
3)档号的标识:
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“—”连接。
2000年行政综合的第23号卷的档案,可标为:2000 — XZ11 — 23
4、档案的实体排架问题
从维护档案的整体性和方便查找考虑,在编定档号之后,一律按档号排架。