上海应用技术大学关于文件材料
立卷归档工作中各级领导需注意的事项
为了提高文书立卷的科学管理水平，逐步实现档案管理的制度化、规范化、标准化和现代化要求，更好地开发和利用档案信息资源，为学校的建设和发展服务，便于档案材料的长期保存。特拟定以下注意事项，请各级党政领导给予积极支持与配合。
一、各级党政领导同志，应主动关心支持文书处理及档案工作，模范地遵守文书处理的各项工作制度。
二、在签发和书写文稿时，须用碳素黑墨水、墨汁笔书写，不要用铅笔、圆珠笔、红墨水或其他彩色笔等易褪色、扩散的笔书写。
三、在批办文件和信件时，批示应写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧，不要写在左侧装订线内，如“文件处理单”不够批写，则可另附纸张。
四、外出开会带回的正式文件资料，应交给办公室秘书办理收文登记手续，重要的材料及时进行预立卷工作。
五、批办、签发文件时的签名，要签全名，并具体写明年、月、日。
六、发文要用统一的拟稿纸（A4），必须填写拟稿人姓名，经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章发出。
七、学校重要会议的所有资料（大会议程、录音〈发言稿〉、录像、照片等）应由主办部门负责收集，及时归档。
八、向上级的请示，上级用口头或电话答复的问题，应将电话记录写在请示文件上，无答复的请示也应加以注明。
十、请各部门领导应督促兼职档案员，做好文件材料的预立卷工作。在每年五月底前将本部门的材料收集齐全，装订后向档案馆移交。
十一、兼职档案员工作调动时，应督促其及时把承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以整理，并办理移交归还手续。