上海应用技术学院关于文件材料立卷归档工作中各级领导需注意的事项
发布时间: 2011-02-28 浏览次数: 351

 

上海应用技术学院关于文件材料
立卷归档工作中各级领导需注意的事项
  
     为了提高文书立卷的科学管理水平,逐步实现档案管理的制度化、规范化、标准化和现代化要求,更好地开发和利用档案信息资源,为学校的建设和发展服务,便于档案材料的长期保存。特拟定以下注意事项,请各级党政领导给予积极支持与配合。
一、各级党政领导同志,应主动关心支持文书处理及档案工作,模范地遵守文书处理的各项工作制度。
二、在签发和书写文稿时,须用碳素黑墨水、墨汁笔书写,不要用铅笔、圆珠笔、红墨水或其他彩色笔等易褪色、扩散的笔书写。
三、在批办文件和信件时,批示应写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧,不要写在左侧装订线内,如“文件处理单”不够批写,则可另附纸张。
四、外出开会带回的正式文件资料,应交给办公室秘书办理收文登记手续,重要的材料及时进行预立卷工作。
五、批办、签发文件时的签名,要签全名,并具体写明年、月、日。
六、发文要用统一的拟稿纸(A4),必须填写拟稿人姓名,经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章发出。
七、学校重要会议的所有资料(大会议程、录音〈发言稿〉、录像、照片等)应由主办部门负责收集,及时归档。
八、向上级的请示,上级用口头或电话答复的问题,应将电话记录写在请示文件上,无答复的请示也应加以注明。
十、请各部门领导应督促兼职档案员,做好文件材料的预立卷工作。在每年五月底前将本部门的材料收集齐全,装订后向档案馆移交。
十一、兼职档案员工作调动时,应督促其及时把承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以整理,并办理移交归还手续。