校属各部门：
根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），特制定我校实物档案的归档范围和归档办法，以规范学校实物档案的管理，请各部门、二级学院严格执行。
一、实物档案的归档范围
实物档案是指学校在教学、科研、管理、外事等一系列实践活动中所形成的“实物”档案，与文字及声像所记载的档案相辅相成，共同反映我校历史发展和变迁的最直接、最重要的依据。
各部门、二级学院属集体所有的实物档案均为学校所有，应由学校档案馆统一保存和管理。属个人所有的实物档案，如本人愿意，也可交由学校档案馆保存。
实物档案归档范围包括：
1、奖品。各部门、二级学院属集体所有的、荣获市级及以上的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、获奖证书等荣誉奖品。
2、纪念品。各类重要活动（如校庆、揭幕、奠基、院系设立庆典等）中专门制作的纪念章、纪念性物品，以及外界宾客、单位、社会团体、校友赠送的贺词、贺品、匾牌。
3、礼品。在与社会各界和外事交往中，对方赠送的反映友好交往的各式礼品。
4、上级领导及知名人物的签名、题词、书画等作品。
二、实物档案的归档办法
由于实物档案的重要性和载体的特殊性，要求实物档案自形成后三个月内须向档案馆办理移交、归档。若各部门有特殊需要，应将其先移交档案馆登记拍照，然后再办理借存手续。