上海应用技术大学部门预立卷工作制度
发布时间: 2019-10-22 浏览次数: 22

  

各部门预立卷制度是学校档案管理工作的基础和重要环节。为了把握住档案的“源头”,提高学校档案管理工作的整体水平,根据《普通高等学校档案管理办法》第二十条关于高等学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交的规定,本项制度针对学校现行文件管理方式,不包括OA系统文件运行方式。

一、各部门领导要重视、支持本部门兼职档案员的预立卷工作,创造一定的条件、挤出一定的时间,关心预立卷工作。

二、各部门都应建立收发文制度,备有收发文登记簿,有专人(尽可能是兼职档案员)进行收发文登记。

三、各部门在起草文件时,应注意用字规范(不用繁体字)并用A4纸,归档文件材料须采用黑碳素墨水笔书写,也可用激光打印件;发文的正稿、附件的落款须是发文部门全称,须有行文日期、公章;签发稿须有拟稿人、责任人等各项内容,以保证归档文件材料的完整性和正确性。

四、各部门要根据本部门职责和每年度任务编制相应的预立卷类目,其既要反应本部门基本工作和常规工作的特点,又要突出工作重点和新的设想。

五、预立卷类目要依次设置条款编号,卷盒或卷夾上要标明条款号。

六、对办理完毕的文件材料应根据各部门的收发文制度,由兼职档案员进行统一管理,并及时进行收集、整理,按预立卷类目分别归卷;做好平时文件的利用、借阅、登记、回收工作,以保证归档时文件的完整性。

七、预立卷主要是针对当年形成的文件材料,对往年已整理过的文件材料应另行存放。

八、学校档案馆负责对各部门的预立卷工作进行业务检查指导,主要检查指导预立卷类目的编制、平时文件的归卷和收发文登记的执行情况。