各部门预立卷制度是学校档案管理工作的基础和重要环节。为了把握住档案的“源头”，提高学校档案管理工作的整体水平，根据《普通高等学校档案管理办法》第二十条关于高等学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交的规定，本项制度针对学校现行文件管理方式，不包括OA系统文件运行方式。
一、各部门领导要重视、支持本部门兼职档案员的预立卷工作，创造一定的条件、挤出一定的时间，关心预立卷工作。
二、各部门都应建立收发文制度，备有收发文登记簿，有专人（尽可能是兼职档案员）进行收发文登记。
三、各部门在起草文件时，应注意用字规范（不用繁体字）并用A4纸，归档文件材料须采用黑碳素墨水笔书写，也可用激光打印件；发文的正稿、附件的落款须是发文部门全称，须有行文日期、公章；签发稿须有拟稿人、责任人等各项内容，以保证归档文件材料的完整性和正确性。
四、各部门要根据本部门职责和每年度任务编制相应的预立卷类目，其既要反应本部门基本工作和常规工作的特点，又要突出工作重点和新的设想。
五、预立卷类目要依次设置条款编号，卷盒或卷夾上要标明条款号。
六、对办理完毕的文件材料应根据各部门的收发文制度，由兼职档案员进行统一管理，并及时进行收集、整理，按预立卷类目分别归卷；做好平时文件的利用、借阅、登记、回收工作，以保证归档时文件的完整性。
七、预立卷主要是针对当年形成的文件材料，对往年已整理过的文件材料应另行存放。
八、学校档案馆负责对各部门的预立卷工作进行业务检查指导，主要检查指导预立卷类目的编制、平时文件的归卷和收发文登记的执行情况。