一、学校有关人员因工作需要，可查阅本部门的档案材料；若查阅、摘录、复制其它部门的档案，则需经归档部门领导批准后，方可查阅。
二、涉及党和国家机密、技术秘密、个人隐私、人员处理的材料和党委、校长会议记录等属于控制使用范围，一般不提供查阅，若确属工作需要，必须经党办、校办负责人批准后方能查阅。
三、借阅学校的房屋产权证须经资产处负责人批准。
四、科研档案须经项目负责人或科研处负责人同意方可查阅。
五、所有出具的档案证明必须严格以档案材料为依据。
六、外单位组织或个人查阅档案，必须持单位介绍信及个人有效证件，并征得相关部门或个人同意后，才能给予查阅。
七、查阅档案的人员，要严格遵守保密制度，未经同意，不得摘抄、复制档案，不得翻阅其它与己无关的文件材料。
八、查阅档案，一般应在档案馆阅档室内进行，若遇特殊情况确需外借档案的，必须办理外借登记手续。在外借期间，档案不得再转借、摘抄、复制，不得带出校外，重要档案借阅时间不得超过三天。节假日，寒、暑假前应催回借出的档案材料。
九、借阅档案的人员应自觉保护档案材料，不得对档案进行涂改、勾划、剪裁或污损等。
十、各部门不得由学生代替借、查阅档案。
十一、凡违反本制度的学校将追究其责任，并按相关法规处理。