第一条 为了加强我校干部人事档案建设，提高干部人事档案的管理水平，根据中共中央办公厅印发的、自
第二条 干部人事档案是教职员工个人经历和社会实践的记录，能历史地、全面地为学校的组织人事、教学科研、改革发展、考察考核、选拔培养、使用干部等提供凭证和依据。干部人事档案工作是学校的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。
第三条 学校档案馆设立干部人事档案工作室（下简称“工作室”），负责管理全校教职员工的干部人事档案工作。工作室管理人员必须是中共党员。工作室行政上由档案馆管理，业务上由校组织部、人事处指导。
第四条 干部人事档案主要内容和分类：
1.履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
2.自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
3.考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
4.学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）， 当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
5.政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
6.党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
7.表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
8.违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
9.工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
10.其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
第五条 干部人事档案的交送与收集：
1.建立由工作室牵头，各级党政组织、组织部、人事处、纪检监察、审计、工会、统战部等部门配合协作的工作网络，本着对党、对同志负责的精神认真做好干部人事档案材料的收集工作。
2.工作室严格按照《干部人事档案工作条例》所规定的范围收集干部人事档案材料，确定送交时限、送交份数及送交方式。工作室应和材料形成部门建立经常性的联系，主动与相关部门协调，确保完整、准确、及时地完成归档。
3.所送交的档案材料必须按规定经过整理，工作室在收到后应核对材料与目录，逐一检查、登记，并及时办理接收手续。要避免重复收集和盲目收集、防止材料的遗失散落。对整理不合格的档案可退回至原部门重新整理、限期报送。
4.形成干部人事档案材料的部门，应在形成材料一个月内，按要求将材料交送至工作室归档。如有送交材料不及时或不符合要求的情况，工作室应采取发送“催调干部人事档案通知单”、打电话或登门索要等方式积极催要。材料形成部门有责任按规定认真办理，补送或补办手续。
5.每年固定产生的归档材料，如年度考核表、工资表、干部任免表、职称评审表、奖励呈报表等应在次年的5月前交与工作室。其余归档材料应做到办理完结后及时归档。
6.新进教职工在办妥入职手续后必须填写“录用人员档案转移信息表”，工作人员据此填写、寄发“调档函”并及时催调。入职人员的档案转入学校后，工作人员应及时整理、催缺，并要求其在一个月内填写完成《干部履历表》。
第六条 干部人事档案的材料要求：
1.归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实。文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
2.由本人保存的材料，如毕业证书等各类证书、材料，可由工作人员复印后保存至档案内。复印件应盖“干部人事档案室”章并有复印人签名、复印时间等信息。
3.对归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须由组织盖章规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
4.材料所附表格不得有空白，须有文字注明。
5.材料文字须是打印或碳素墨水、蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。除传真件需要复印存档外，一般不得用复印件代替存档。
第七条 干部人事档案的鉴别：
1.必须依据中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求对送交的档案材料进行认真鉴别、严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。
2.对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。
3.对归档材料应逐份登记，并于一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。
第八条 干部人事档案的安全检查：
1.安全检查是保证干部人事档案完整、安全的重要手段。安全检查既包括对干部人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对干部人事档案保管的环境进行检查。入查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误的等。
2.档案存放要编排有序，便于查找，干部人事档案管理人员半年或一年将库房内干部人事档案名册核对一次，发现问题，及时解决。
3.凡有人员调动或职务变动的，应及时检查、登记。
4.安全检查工作应定期进行，每年年末要对库房内档案进行统计，确保档案的完整与有序。
第九条 干部人事档案的转递（进、出）：
1.建立干部人事档案转递登记簿，凡转递的干部人事档案材料必须严格手续，逐一登记。
2.转递干部人事档案必须通过机要交通或派专人送取。严禁本人携带，对本人携带的，档案管理人员可拒绝接收。
3.转出干部人事档案材料必须完整齐全、按规定整理并装订成卷。不得扣留部分材料及分批转出。凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转出。
4.转出干部人事档案材料必须填写中共上海市委组织部统一印制的《干部人事档案转递通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式二份），由交接双方签字盖章。
5.凡转入的干部人事档案，必须要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时返回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。
6.工作室要主动与干部调配、任免单位（部门）配合，使人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。
第十条 干部人事档案的查（借）阅：
1.查阅干部人事档案者必须是中共党员、2人以上，并持有市委组织部统一印制及手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅；
2.学校领导和组织部、人事处、校纪委有关工作人员因工作需要可直接查阅干部人事档案，但须严格履行登记手续；其他人员不得直接查阅，如确有工作需要，须持组织部或人事处主管领导开具的《查阅干部人事档案审批表》、严格履行登记手续后方能查阅。
3.干部人事档案应在阅档室内或指定地方查阅。不得在卷内涂抹、勾画、增添、拆散、抽出、污损及乱加批注。未经同意不允许复印。如确实需要的，需经主管领导批准后填写复印材料登记簿，用毕自行销毁。
4.干部人事档案一般不外借，校内部门确因工作需要外借，须在《查阅干部人事档案审批表》上说明外借理由、报相关部门领导核实并经档案管理人员同意、严格履行登记手续后方可外借。外借的档案要妥善保管，严格保密，不得转借。外借时间一般为十五日，不能按期归还的，要提出续借的理由，并办理续借手续。外单位一律不允许外借。
5.公安、安全、检察及公证处等部门需查阅干部人事档案的，须凭《查阅干部人事档案审批表》和单位介绍信、本人身份证。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。
6.外省市单位要查阅干部人事档案应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。
7.任何个人不得查(借)阅本人及其亲属的干部人事档案。
第十一条 干部人事档案的保密与库房安全：
1.干部人事档案工作人员要坚持原则，严守保密纪律。不准在口头上、通讯中泄露档案内容和有关机密事宜。
2.非干部人事档案管理人员禁止出入档案库房和阅档室。库房内保持清洁、安静，根据要求做到三室（即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）分开。
3.严格干部人事档案查(借)阅登记、催归制度。查(借)阅干部人事档案人员不准私自将干部人事档案及其材料带出阅档室，严禁个人私自保存任何人的档案材料。
4.干部人事档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失；经鉴定销毁的干部人事档案材料需登记造册，并经主管领导批准后，由二人以上监销。
5.档案库房必须坚固，配置铁质的档案柜，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。
6.在工作中形成的废纸须粉碎处理。
7.干部人事档案管理人员调动时必须严格履行交接手续。
第十二条 干部人事档案管理人员工作职责：
1.热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部人事档案工作服务；
2.严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部人事档案工作条例》的规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；
3.坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
4.工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
第十三条 以上工作细则如与国家、上级部门的法规不符，则以国家、上级部门的法规为准。