1.归档内容：校内各单位在重要职能活动和其他重大活动形成的，对学校和社会当前工作与长远发展具有参考、利用、保存价值的照片以及外单位或媒体制作的反映我校近期发展和长远规划的照片、视频均应归档。
2.归档格式：照片格式应为TIFF、JPEG 格式，非通用文件格式的应在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。像素应在500万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。
3.鉴定：没有保存价值的或重复的数码照片不归档，对反映同一内容的若干数码照片，应选择其主要数码照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
4.排列、编号：在电脑硬盘根目录下建立某年度数码照片的总文件夹，存放同一年度的数码照片，各子文件夹以拍摄日期加事件命名，如
5.编制照片说明：在子文件夹内编写“名称.txt”样式的文字说明，如“20140101教学工作会”文件夹内的照片说明命名为“20140101教学工作会.txt”，文字说明内容主要包括：时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素。
6.刻录光盘：编制光盘说明：将分类整理好的照片按照子文件夹的时间顺序排列，按照年度刻录成光盘，刻录时应编制光盘说明，命名为“光盘说明.txt”文件，存放在总文件夹内，内容包括：光盘题名、照片起止时间、光盘类型、文件类型、刻录设备、软件及版本、刻录时间、刻录人、审核人以及各子文件夹数码照片的说明。
7.移交归档：学期结束时，将刻录好的光盘移交档案馆，移交时应填写《档案移交登记表》一式两份，双方签字各执一份。
8.视频档案应将原始素材进行整理，参照照片档案归档流程，将若干个事件形成的视频刻录成一张或多张光盘，移交档案馆。