各院学生工作办公室：
学生毕业在即，为做好毕业生档案的及时转递工作，便于学生就业等，请各院（系）配合做好以下归档的工作：
一、归档材料
1、高中档案、新生登记表、录取通知书。（新生档案移交已放入）
2、入团申请书、志愿书及政审等材料。（新生档案移交已放入）
3、入党申请书、志愿书及政审等材料。
4、高校毕业生登记表。
5、成绩单。(研究生还需学位审批书)
6、奖惩材料。
7、身份证复印件（上海毕业生还需户口本复印件;外地生提供原户籍的身份证复印件）。（新生档案移交已放入）
8、体检表。（新生档案移交已放入）
9、报到证。
二、毕业生档案转递办法
（一）上海生源毕业生档案转递
1、已落实就业单位的上海生源毕业生，用人单位有档案保管权限的，凭报到证可以直接转递到接收单位。用人单位没有档案保管权限的，凭报到证可以转递至用人单位所委托的人才服务机构或户籍所在地的区就业促进中心。
2、未落实就业单位的上海生源毕业生，档案馆在学生毕业后，按学生户籍信息直接转递到户籍所在地区就业促进中心。档案滞留在校的上海生源毕业生，凭户口本或调档函直接转递到户籍所在地的区就业促进中心。
（二）非上海生源毕业生档案转递
1、已经办理完成上海户籍的非上海生源毕业生，单位有档案保管权限的凭报到证可以将档案转递到用人单位。单位没有档案保管权限的应办理档案委托手续后凭报到证和调档函，将档案转递至委托的人才服务机构。
2、没有办理上海户籍的非上海生源毕业生，已经就业且单位有档案保管权限的凭报到证将档案转递至就业单位。已经就业但单位没有档案保管权限的应办理档案委托手续，凭报到证和调档函将档案转递至所委托的人才服务机构。没有就业的凭回原籍报到证直接将档案转递至户籍所在地档案接收单位，地址详见《全国各省区市毕业生回生源地派遣单位一览表》,具体咨询就业办。
（三）中、小学不具备档案保管权限，请提供当地教育局的转递地址。
（四）其他情况下的档案转递
1、录取研究生的毕业生，凭录取院校的调档函进行档案转递。
2、缓授学历、学位的档案暂不放入毕业生登记表和成绩单，档案暂留。如在规定的延长期中获得毕业资格，由辅导员将相应材料补齐交档案馆后，方可将档案转出。
3、其他情况下的毕业生档案，根据国家和上海市有关毕业生就业政策办理转递手续。
三、注意事项
1、历年毕业生档案都会有一定的拒收退回率，造成财力、精力的浪费，也影响了学生就业。主要原因是对方单位不具备档案保管权限，通常是私企、合资企业、外企等。为尽可能减少这一现象的发生，请学生在填写档案地址时与用人单位及时沟通，确定其单位是否具有档案保管权限，确保准确无误。如遇退件，须出具接收单位调档函方可办理二次投递。
2、毕业生档案通过EMS特快专递或专人送达进行转递，严禁个人自带。
3、毕业生档案应于每年6月底前、由学院指定专人将学生的相关材料移交至学生档案室，并准确地放入学生档案袋内。具体档案装袋时间，请各院学生工作办公室与学生档案室提前预约，以防库房拥挤，影响工作效率。
4、本科生和硕士生档案将于学生毕业后一个月内转出。
5、学生档案室于每年的7月底前将档案转递信息上传至学校的相关网站，以供学生及时查询档案去向。
6、邮寄单位提供档案转递查询时效为一年（自交寄之日起4个月内的邮件，可通过登陆中国邮政网站查询，4个月至1年内的邮件，可通过拨打客服电话11183查询），请辅导员督促毕业生及时确认档案到达情况，以免查询时限过期。
上海应用技术大学档案馆
2021/3/1