校属各部门：
为做好2021年档案归档工作，按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、《上海应用技术大学档案工作条例》(上应档〔2019〕2号)的有关规定以及上级的有关要求，即：严格制度、抓好源头、夯实基础。归档内容要重点突出、能够全面反映本部门的职能活动，并注重归档材料载体和形式的完整性、多样性，做到应收尽收、全面覆盖。要严格落实文件材料部门归档责任制，应归档材料由形成或办理部门负责收集、整理，及时向学校档案馆移交、归档。现将2021年度档案归档安排通知如下：
1.学校各部门、二级学院在各项工作活动中直接形成的，能反映各部门工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物、电子文档等各种不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围（具体范围见附件1）。
学校各部门必须按照《上海应用技术大学档案工作条例》中的归档范围，把产生并已办理完毕的文件材料按时立卷归档，要特别重视重要活动中形成的文件材料的归档工作。
2.按照《高等学校档案管理办法》的要求，我校各类档案实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。各部门的兼职档案员应按文件材料的形成规律，加以系统分类整理组卷、编制页号、制作卷内目录，交本部门负责档案工作的领导检查后向档案馆移交。档案馆负责档案业务指导、检查验收、管理及服务利用。
3.《中华人民共和国档案法》规定,应当归档的材料，应定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。各部门分管档案工作领导要切实加强对本部门归档工作的管理，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。
4.应坚持部门预立卷工作制度，建立规范的预立卷类目表，在平时工作中，根据预立卷类目表将办理完毕的文件完整、准确地归类、编号。
5.归档时间：
2020年产生的党政、教学、外事、出版、声像、实物等门类档案和科研、基建等门类档案的管理性文件材料，应在今年6月底之前完成归档。
2021年学生毕业照（纸质版、电子版），应在今年暑假前完成归档；
2019年毕业的学生成绩表，今年11月底前完成归档（从2018年起，毕业生成绩表延后两年归档）；
2018年产生的财会档案，今年年底前归档。
科研、基建、设备等项目文件材料在项目完成后三个月内归档。
6．立卷方法：
文书档案（主要指学校在党、政、教学、科研、外事及其他管理活动中形成的管理性文件）立卷方法参照（附件2），科学技术档案（科研项目、基建（大修）工程、仪器设备等）立卷方法参照（附件3），照片、录音、录像等声像档案立卷方法参照（附件4），荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类等实物档案立卷方法参照（附件5）。
为提高归档效率，请按照《档案归档目录样表》（附件6）的格式要求先将归档的档案目录录入Excel表，后续批量导入到档案系统，导入（录入）数据时请按照《档案管理系统使用说明》（附件7）操作流程进行操作。
录入工作完成后请通过档案管理系统打印好两份案卷移交目录（移交人需签字）、一份卷内目录、一份备考表（立卷人为部门档案管理员、检查人为分管档案工作领导，签字确认），在档案移交时使用。
7．因种种原因无法按时移交的，填写《延期归档情况说明》（附件8），说明延期原因和时限，经部门分管档案工作领导批准后，交档案馆保存。
附件：1.档案归档范围和保管期限表
2.文书档案立卷的要求和方法
3.科学技术档案立卷的要求和方法
4.声像档案归档的要求和方法
5.实物档案归档的要求和方法
6.各门类档案归档目录样表
7.档案管理系统操作说明
8.延期归档情况说明
上海应用技术大学
2021年3月29日