关于新生档案归档工作的通知

各院学生工作办公室：

为做好2021年新生档案的及时归档工作，请各(院)系配合做好如下工作：

1、归档材料，包括：高中档案（研究生为本科档案）、新生登记表、录取通知书（放副联，原件学生保存）、原户籍身份证复印件、体检表、攻读硕士学位研究生录取登记表（仅研究生）。

2、归档流程：

1）在学院将新生档案收齐后，由学院指定相关人员到学生档案室领取学生档案袋，并在档案袋上写明学号、班级、姓名。

2）将新生档案按班级、学号顺序捆扎，并附上有学生学号、姓名的班级名单（名单模板见附件1和2），班级名单一律以模板表格为准，以便于档案交接和验收。

3）相关人员应仔细检查新生档案，有材料的在班级名单的相应栏里打“√”； 没有材料的请将相应栏空白，并在档案袋右上角注明所缺材料名称，并及时向新生或所在学校催交，及时归档，以便今后学生档案及时有效地转递。其他特殊情况请在备注栏里注明。

4）为保证学生档案移交工作的准确性与有效性，学院相关工作人员须亲自到场、签字确认。

5）各类新生档案应于每年11月底前移交至学生档案室。移交前请电话联系预约，以防档案室拥挤，影响工作效率。

备注：团员证无需放入档案袋

学生档案室电话及联系人：60873505朱引芳、王晶晶

上海应用技术大学档案馆

二○二一年十月

附表1本科:名单模板

20XX级  XXX学院XXXXXXXX班

移交人（签名）：                    联系方式（手机号）：              日期：

注:要求表格整洁、完整、不要有明显涂改痕迹。

附表2研究生:名单模板

20XX级  XXX学院XXXXXXXX班

移交人（签名）：                    联系方式（手机号）：              日期：

注:要求表格整洁、完整、不要有明显涂改痕迹。