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文件材料立卷归档制度
为使立卷归档工作规范化、制度化, 以确保归档材料完整、准确、系统, 根据《高等学校档案工作规范》, 结合学校实际, 特制订本制度。
一、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料, 均应收集、立卷归档。
二、学校实行文件材料形成部门立卷归档制度, 各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作, 并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
三、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务, 参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。
四、档案馆负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员应做好平时归档工作, 按行政公文处理规定做好收发文登记, 对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理, 并按预立卷类目分类存放。
五、各部门归档的各类文件材料, 应由兼职档案员根据《上海应用技术大学档案立卷工作的内容和方法》的要求, 整理组卷后向档案馆移交。档案馆负责业务指导及档案的检查、验收工作。
六、归档时间和移交手续
1. 各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；
2.按学年度归档的部门，应在次学年度十一月底前归档；
3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档；
4.设备仪器档案在开箱验收后及时归档；
5.产品档案在试制完成、正式投产后两个月内归档；
6.财会档案由财务部门保管三年，期满后的次年底前归档。
7.学生类档案：新生档案每年11月底，毕业生档案每年7月份。
8. 随时接收上级规定应接收的档案；
移交档案必须履行手续, 填写档案材料移交清册, 一式两份, 写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量（照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者）,移交时间、交接双方签名。
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部门预立卷工作制度
各部门预立卷制度是学校档案管理工作的基础和重要环节。为了把握住档案的“源头”，提高学校档案管理工作的整体水平，根据《普通高等学校档案管理办法》第二十条关于高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交的规定，本项制度针对学校现行文件管理方式，不包括OA系统文件运行方式。
一、各部门领导要重视、支持本部门兼职档案员的预立卷工作，创造一定的条件、挤出一定的时间，关心预立卷工作。
二、各部门都应建立收发文制度，备有收发文登记簿，有专人（尽可能是兼职档案员）进行收发文登记。
三、各部门在起草文件时，应注意用字规范（不用繁体字）并用A4纸，归档文件材料须采用黑碳素墨水笔书写，也可用激光打印件；发文的正稿、附件的落款须是发文部门全称，须有行文日期、公章；签发稿须有拟稿人、责任人等各项内容，以保证归档文件材料的完整性和正确性。
四、各部门要根据本部门职责和每年度任务编制相应的预立卷类目，其既要反应本部门基本工作和常规工作的特点，又要突出工作重点和新的设想。
五、预立卷类目要依次设置条款编号，卷盒或卷夾上要标明条款号。
六、对办理完毕的文件材料应根据各部门的收发文制度，由兼职档案员进行统一管理，并及时进行收集、整理，按预立卷类目分别归卷；做好平时文件的利用、借阅、登记、回收工作，以保证归档时文件的完整性。
七、预立卷主要是针对当年形成的文件材料，对往年已整理过的文件材料应另行存放。
八、学校档案馆负责对各部门的预立卷工作进行业务检查指导，主要检查指导预立卷类目的编制、平时文件的归卷和收发文登记的执行情况。
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重大活动档案归档管理制度
一、本规定所称的“重大活动”,是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动，如学校党代会、职代会，校庆典礼，重要教学工作会议、科研工作会议，重要的学术研究活动，重要的外事活动，其他具有较大社会影响的活动等。
二、重大活动档案的形成由各立卷部门、单位(指活动组织部门、单位)分管领导负责，并督促本部门、单位兼职档案员收集材料、组卷立卷后向档案馆移交；档案馆负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。
三、在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关信息，并指派专职档案人员指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、归档的协调服务和监督指导工作。
四、重大活动档案应在活动结束后，及时向档案馆移交。
五、重大活动档案包括各种门类、各种载体的文件材料，尤其应重视对照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。
六、重大活动档案应严格遵照立卷要求，确保文件材料的齐全、完整和规范。
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档案馆突发事件应急保障和处置预案
第一章 总则
第一条 为有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，维护档案工作正常秩序，确保学校档案资源的安全，根据《中华人民共和国档案法》（新修订）和国家档案局《档案馆应急管理规范》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律法规，结合学校档案工作实际，特制定本预案。
第二条 档案馆突发事件是指在档案馆突然发生的，造成或可能造成危害档案安全和干扰档案馆工作秩序，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、社会安全、网络安全等紧急事件。
第三条 突发事件应急处置应坚持统一领导，分工负责，立足防范，应急联动相结合的原则。
第二章 应急保障
第四条 学校成立档案工作突发事件应急处置小组，负责做好组织、协调和指挥处置突发事件工作。
组长：档案馆馆长
成员：档案馆工作人员
第五条 档案馆综合库房A1006、人事档案库房A1011、财务库房A1012、学生档案库房A1005为一级应急处置区域；档案馆综合办公室A1009为二级应急处置区域；档案馆A1008、A1010为三级应急处置区域。
第六条 应急保障措施：
（一）加强安全教育，增强防灾减灾意识，定期组织安全应急演练。
（二）健全与保卫处的联动机制。当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助，最大限度减少损失。
（三）每半年安排专业人员对档案室各类仪器进行检测，确保其正常运转。
（四）档案库房实行值班负责制，非库房管理人员未经允许不得出入库房。
（五）选择安全可靠的档案软件系统和存储设备，建立档案电子数据备份系统，对于重要数据要实行实时备份、异地备份。
第三章 应急处置
第七条 应急处置的目标和任务是排除险情，消除突发事件对库藏档案、资料及设施设备的威胁，保护未受损的档案、资料，抢救已受损的档案、资料。
第八条 应急处置的抢救顺序：1、人事、学生档案；2、教学类档案（先永久，后长期）；3、文书档案（先永久，后长期）；4、财务档案；5、声像档案；6、实物档案；7、科技档案；8、电子文件档案；9、档案目录和检索工具。
第九条 应急处置预案：
（一）一般性突发事件
1、发现库房有被烧异味或墙面、地面漏水等现象，应查找险源。如险情不大，能自行处置的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后，将发现险情及排除情况上报，查明原因，堵塞漏洞。
2、发生生物病害时，库房管理人员应立即采取措施，对档案进行消毒、杀虫处理，防止交叉感染；对受损档案及时进行修复，并将情况及时上报。
（二）较大突发事件
1、较大火情（1）发现火情立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源。（2）利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打学校安全保卫处60873075和119火警电话，明确说明受灾地点。（3）及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。
2、较大水情（1）发现进水情况，迅速切断水源，立即启用工具、设备排水。（2）迅速组织人员查找原因，堵塞漏洞。（3）应急处置小组视档案库房进水情况，确定档案转移处置意见，立即组织实施。（4）当遇强降雨时，库房管理人员必须及时检查库房渗漏情况，应立即向物业60873002报告。
3、档案被盗抢（1）应及时保护案发现场，向应急处置小组报告。（2）向安全保卫处60873075和公安机关报案，积极提供破案线索。（3）档案员提供准确的失窃档案种类、数量等情况。（4）查明原因，追究责任，总结改进。
4、档案系统崩溃（1）通知技术人员，最大限度抢救档案数据。（2）联系档案软件维保单位维修更新，进行软件恢复，数据导入。（3）查明原因，及时总结改进。
（三）重大、特别重大安全事件
发生威胁档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时，应及时通知有关部门。
第十条 档案馆和图书馆同属于图书馆楼，为应对突发事件发生，若发生火灾事故，门禁自动断电失效，确保人员能疏散。
第十一条 险情排除后，要对突发事件应急处置情况进行善后总结。总结内容包括：突发事件报告是否及时、应急处置方案启动是否及时、采取措施是否及时、科学、有效，人员、物资是否及时到位等，并将突发事件发生原因、所受损失和处理结果及时报告学校分管校领导、相关业务部门及上级主管部门。
第四章 非工作时间应急联动
第十二条 非工作时间，保卫处应重点监控档案馆一级处置区域和档案馆走廊，如发现突发事件，应电话通知档案馆馆长，启动应急处置预案。
第五章 奖励惩罚
第十三条 在突发事件应急处置工作中做出显著成绩的，学校给予表彰奖励。
第十四条 在突发事件应急处置工作中，因玩忽职守等问题，造成严重后果的，对借故逃避或拒不执行处置命令的，应当按照相关法律和规章对责任人员予以行政处罚；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。