关于新生档案归档工作的通知

发布时间:2022-11-05浏览次数:10

各院学生工作办公室:

为做好2022年新生档案的及时归档工作,请各()系配合做好如下工作:

1、归档材料,包括:高中档案(研究生为本科档案)、生登记表、录取通知书(放副联,原件学生保存)、原户籍身份证复印件、体检表、攻读硕士学位研究生录取登记表(仅研究生)。

2、归档流程:

1)在学院将新生档案收齐后,由学院指定相关人员到学生档案室领取学生档案袋,并在档案袋上写明学号、班级、姓名。

2)将新生档案按班级、学号顺序捆扎,并附上有学生学号、姓名的班级名单(名单模板见附件12),班级名单一律以模板表格为准,以便于档案交接和验收。

3)相关人员应仔细检查新生档案,有材料的在班级名单的相应栏里打“√”; 没有材料的请将相应栏空白,并在档案袋右上角注明所缺材料名称,并及时向新生或所在学校催交,及时归档,以便今后学生档案及时有效地转递。其他特殊情况请在备注栏里注明。

4)为保证学生档案移交工作的准确性与有效性,学院相关工作人员须亲自到场、签字确认。

5)各类新生档案应于每年11月底前移交至学生档案室。移交前请电话联系预约,以防档案室拥挤,影响工作效率。

备注:高中档案袋需拆开检查,团员证团徽、高中毕业证、接种卡等证件需取出,并归还学生本人,无需放入档案袋内。

学生档案室电话及联系人:60873505朱引芳、王晶晶

图文楼十楼1005

上海应用技术大学档案馆

二○二二年十月

附表1本科:名单模板

20XX  XXX学院XXXXXXXX

序号

学号

姓名

高中档案

入团志愿书

录取通知书

学生登记表

体检表

身份证复印件(原户籍)

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交人(签名):                    联系方式(手机号):              日期:

:要求表格整洁、完整、不要有明显涂改痕迹。

 

 

附表2研究生:名单模板

20XX  XXX学院XXXXXXXX

序号

学号

姓名

本科档案

党员材料

录取通知书

新生登记表

体检表

身份证复印件(原户籍)

攻读硕士学位研究生录取登记表

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交人(签名):                    联系方式(手机号):              日期:

:要求表格整洁、完整、不要有明显涂改痕迹。

友情提示:《攻读硕士学位研究生录取登记表》,确保盖章。