各学院学生工作办公室：
2023届学生毕业在即，为确保毕业生档案的及时转递，便于学生就业，请各学院配合做好以下归档的工作：
一、归档材料
1、在校期间的入团、入党申请书、志愿书及政审等材料。（有特殊要求的除外）
2、高校毕业生登记表。（结业生无需放高校毕业生登记表，需放结业证明。）
3、成绩单。(研究生还需学位审批书)（成绩单必须要有最终结论）
4、奖惩材料。
二、归档流程
1、正常毕业的毕业生于每年6月底前，由各学院毕业班辅导员将学生的相关材料汇总至学生档案室，并按班级名单准确地放入学生档案袋内。如遇特殊情况，需在班级名单上备注清楚。
2、整理完成后，与学生档案室核实移交，并在班级移交名单上签字确认。
3、具体档案装袋时间，各学院毕业生辅导员与学生档案室提前预约（60873505），以防库房拥挤，影响工作效率。
三、转递流程
1、学生处于每年的7月中旬前，向学生档案室提供毕业生准确、详细的档案转递信息，信息数据库要完整到每位学生，不得漏填。档案邮寄地址要完整到省市（区）县。
2、学生档案室于每年的7月底前将毕业生档案通过中国邮政EMS转递到相应指定的地址。
3、学生档案室于转档后一周内将档案转递信息发至辅导员群以供学生及时查询档案去向。
4、邮寄单位提供档案转递查询时效为一年（自交寄之日起4个月内的邮件，可通过登陆中国邮政网站查询，4个月至1年内的邮件，可通过拨打客服电话11183查询），毕业生辅导员应督促毕业生及时确认档案到达情况，以免查询时限过期。
四、注意事项
1、缓授学历、学位的档案暂不放入毕业生登记表和成绩单，档案暂留。如在规定的延长期中获得毕业资格，由辅导员将相应材料补齐交档案馆后，方可将档案转出。
2、历年毕业生档案都会有一定的拒收退回率，造成财力、精力的浪费，也影响了学生就业。主要原因一是对方单位不具备档案保管权限，通常是私企、合资企业、外企等，二是部分地区的人才服务机构需提前联系取号，方能接收学生档案。为尽可能减少这些现象的发生，请辅导员在指导学生填写档案地址时与用人单位提前沟通，确定其单位是否具有档案保管权限，确保档案顺利接收；在填写人才服务机构地址前，务必提前确认，确保档案顺利接收。档案地址需具体到省市区（县），联系人、联系电话确保准确无误。如遇退件，须出具接收单位调档函方可办理二次投递。
3、毕业生档案通过EMS特快专递或专人送达进行转递，严禁个人自带。
上海应用技术大学档案馆
2023/3/27