上应档〔2021〕2号
第一章 总则
第一条 为加强我校学生档案工作规范化、制度化、科学化管理，充分发挥学生档案在学生教育、管理、就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及《普通高等学校学生管理规定》的相关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称学生，是指注册上海应用技术大学学籍的全日制本科生、研究生、专科生（高职）。
第三条 学生档案是学生在校期间形成的、反映学生德智体美劳及家庭状况的以个人为单位组成的书面材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第四条 学生档案管理是指学校对学生档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第五条 学校档案馆设立专门的学生档案室。实行学生档案室统一集中管理学生档案，并对各学院进行业务指导和检查，其他相关职能部门密切配合的管理制度。
第二章 学生档案室工作人员职责
第六条 坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
第七条 保管全部在籍本科生、研究生、专科生（高职）的档案及遗留学生档案。学生档案一律按班号、学号排列，入档案柜保管。
第八条 及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题，完善档案管理工作。
第九条 办理全校学生档案的查阅、借阅和转递工作。
第十条 严格遵守《中华人民共和国档案法》和相关保密规定，确保档案安全，不得泄露档案内容。
第十一条 做好档案库房建设管理工作，做到清洁、整齐，确保库房安全。
第十二条 定期发布业务通知和公告，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的稳步发展。
第三章 学生档案归档范围及要求
第十三条 学生档案归档范围：
1．入学归档材料：本科生、专科生（高职）档案材料，应包括高中档案（学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书）、新生登记表、录取通知书（存根联）、新生入学体检表、原户籍身份证复印件以及考试院提出要求的归档材料等材料；研究生档案材料，除入学前原有个人档案材料外，还应有攻读硕士学位研究生录取登记表、新生登记表、录取通知书、新生入学体检表、原户籍身份证复印件等材料。
2．毕业归档材料: 本科生、专科生（高职）除入学归档材料外，应包括学习成绩单、高校毕业生登记表、奖励材料、处分及解除处分材料、党团材料以及其他具有保存价值、应予归档的材料等；研究生除入学归档材料外，应包括学习成绩单、高校毕业生登记表、授予学位的材料、奖励材料、处分及解除处分材料、党团材料以及其他具有保存价值、应予归档的材料等。
第十四条 学生档案归档材料要求：
归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件材料。其中，毕业生登记表等材料要有填写日期，学生本人签字，学院、学校盖章；党团材料，应当加盖组织部门公章；要求同学生本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有学生本人的签字。
归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖各学院或部门公章。
第四章 学生档案的移交
第十五条 被我校正式录取的全日制学生，其档案必须密封、完整转入我校。
第十六条 各学院把接收、鉴定、整理好的新生档案统一移交至学生档案室。移交单位应填写《新生档案移交单》（见附件1），学生档案室对照核实无误后履行签字移交手续。
第十七条 学生在校期间形成的应归档材料，由各学院收集、整理、汇总；学生毕业时，材料统一移交至学生档案室，不得迟交、漏交，并按学生名单依次塞入相应学生档案袋内；学生档案室对照核实无误后履行签字移交手续。
第五章 学生档案的利用
第十八条 校内因工作需查阅档案的，应填写《学生档案阅档审批表》（见附件2），经审批后，在指定地点阅档。
第十九条 外单位查阅档案必须持单位阅档介绍信、工作证或本人身份证在指定地点阅档。
第二十条 因特殊需要，需将档案材料借出学生档案室的，必须经档案馆领导同意并办理相关手续方可借出，管理人员应督促其及时归还。
第二十一条 查阅、外借学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第二十二条 学生本人及其家属不得查阅、外借本人档案。
第六章 学生档案的转递
第二十三条 学生插班转学、退学、毕业等学籍变动发生后，应按规定在办理完离校手续的一个月内，到学生档案室办理档案转递手续。
第二十四条 插班生转档需凭成绩单、离校证明、调档通知书办理转档。
第二十五条 退学学生转档需凭成绩单、退学证明、离校证明、档案接收单位名称和地址、联系人、联系电话办理转档。
第二十六条 毕业生转档流程：由学生处于每年7月中旬向学生档案室提供毕业生准确、详细的档案转递信息，学生档案室于每年的7月底前将毕业生档案转递至相应地址。毕业生档案转递后，学生档案室将档案转递信息上传至相关渠道，供学生及时查询档案去向。
第二十七条 学生档案的转递通过中国邮政EMS进行。
第二十八条历届生转档可通过四种办法进行办理。
1.本人到馆办理：需携带调档函、本人身份证。
2.委托他人到馆办理：需提供调档函和本人及代理人有效证件、本人签字的委托书。
3.邮寄办理：将调档函、身份证复印件邮寄至档案馆，身份证复印件上需签字，注明学号、档案接收单位名称和地址、联系人、联系电话等转档信息。
4、网上办理：将调档函、身份证以附件形式发送至dag3505@sit.edu.cn。正文写明本人学号、姓名、学院、毕业年份、手机号及所办事项。
第二十九条 当年未报到入学的新生档案，由招生办转回原档案所在地；学生入学后未向档案室移交前退学的新生档案，由各学院退回其家庭所在地。同时做好备案工作（备案两份，一份自留，一份交学生档案室）。
第三十条 毕业生正常转档，且对方单位已完成接收的档案，不得再次转至学校。
第三十一条 在校期间因失踪、死亡等特殊原因导致学生档案无法转递而滞留的，学生档案室集中保存、代管。
第七章 学生档案工作的管理
第三十二条 学生档案室、各学院和相关职能部门要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，加强学生档案管理队伍建设。
第三十三条 凡有违反有关档案管理规定，有下列行为之一的，学校将对相关责任人给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任。
1． 玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的。
2． 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的。
3． 涂改、伪造学生档案的。
4． 擅自出卖、赠送、交换学生档案的。
5． 不按规定归档，拒绝归档或者将学生档案据为己有的。
6． 其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第三十四条 本办法自印发之日起实施，原《上海应用技术大学学生档案工作实施细则》（上应档[2019]4号）和《上海应用技术大学学生档案管理制度》（上应档[2017]2号）同时废止。
第三十五条 本办法由档案馆负责解释。
第三十六条 本办法如与上级机关颁发的规定不符时，按上级规定执行。
附件1：
新生档案移交单.docx
附件2：学生档案阅档审批表.docx